Переписка с профессором колледжа: Что делать и чего не делать

Большинство студентов колледжа общаются по электронной почте с помощью текстовых сообщений. Однако при обращении к преподавателям им может понадобиться отправить электронное письмо.

Текстовое общение носит непринужденный характер: Студент может не задумываться о том, чтобы сократить длинные слова или поменять знаки препинания на смайлики при составлении сообщения. Но стандарты переписки по электронной почте отличаются, особенно в академической среде. По словам экспертов, электронные письма студентов могут повлиять на то, как их воспринимают преподаватели.

“Подумайте, каким студентом и человеком вы хотите, чтобы вас воспринимал ваш профессор”, – написал в своем письме Майкл Бернс, старший преподаватель и директор по готовности к карьере на факультете коммуникационных исследований Техасского государственного университета. “То, как вы выстраиваете и передаете информацию в электронном письме, создает впечатление, и вы хотите быть уверены, что вас воспринимают положительно”.

Здесь приведены некоторые ошибки, которых следует избегать, и принципы, о которых следует помнить при переписке с профессором.

Дополнительные правила

Не пишите с личного аккаунта

Некоторые профессора не будут открывать письма, пришедшие с незнакомых адресов. Но даже те, кто открывает, могут никогда не получить письмо, отправленное с личного аккаунта студента, считает Бернс.

“Дело не в том, что я не открою письмо с незнакомого адреса, а в том, что многие университетские брандмауэры отправляют сообщения с незнакомых или неуниверситетских адресов в спам, и мы их не видим”, – говорит он. “Студенты должны всегда использовать свои университетские адреса электронной почты при переписке с профессором”.”

Не стоит использовать нерасшифрованную тему

“Тема письма имеет такое же значение, как и его содержание”, – говорит Стейси Перриман-Кларк, директор Института межкультурных и антропологических исследований и профессор английского языка в Западном Мичиганском университете.

Мэрилин Сандерс Мобли, почетный профессор английского языка и афроамериканских исследований в Университете Кейс Вестерн Резерв в Огайо, говорит, что студентам нужны хорошие темы, чтобы их письма не остались незамеченными.

Четкие темы позволяют преподавателям понять срочность запроса студента. Студенты могут продемонстрировать свой профессионализм, используя строки темы, которые должным образом резюмируют содержание их сообщения.

“Если у вас есть вопрос, в строке темы уточните, о чем идет речь”, – говорит Перриман-Кларк. например, вы можете написать “Вопрос о листе обзора главы 2”, а не просто указать “Вопрос”.”

Не забывайте о правильном приветствии

Хотя студенты могут привыкнуть начинать электронные разговоры с выражений “Привет” или “Привет,”, эксперты призывают их использовать более формальные приветствия при обращении к профессорам. Мобли и Латрис Джонсон, доцент кафедры английского языка и грамотности в Университете Алабамы, предлагают “Здравствуйте”, “Уважаемый”, “Доброе утро” или “Добрый день” в качестве подходящих альтернатив.

Студенты, впервые обращающиеся к преподавателю, могут не знать, как он хочет, чтобы его называли. Некоторые профессора с докторской степенью могут предпочесть титул “доктор”. Другие предпочитают свое имя. По словам Перриман-Кларк, в случае сомнений “профессор” – беспроигрышный вариант.

“Если вы не знаете звания профессора, никогда не помешает начать свое письмо с “Уважаемый профессор Х”, – говорит она.

Не торопите профессора

Студенты, ожидающие ответа, могут поддаться искушению отправить повторное письмо через несколько часов. Но эксперты советуют дать преподавателям достаточно времени для ответа.

“Если вы задали вопрос, на который вам нужен ответ, отправьте очень вежливое письмо с подталкиванием через два дня, не считая выходных”, – говорит Сара Джонсон, директор центра письма и преподаватель английского языка в Техническом колледже Мэдисона в штате Висконсин.

Латрис Джонсон советует студентам подождать еще дольше – неделю – прежде чем отправлять дополнительное письмо. У профессоров часто бывает много писем в почтовом ящике, а также много других обязанностей, о которых нужно заботиться, объясняет она.

Do’s

Подумайте, нужно ли писать письмо

Студенты могут уже иметь доступ к информации, которую они надеются получить от профессора. Сара Джонсон советует им ознакомиться с учебным планом или обратиться к однокурснику с вопросами о правилах поведения на занятиях или задании.

Электронные письма, ранее отправленные профессором, также могут содержать необходимые студенту указания. Бернс говорит, что студентам необходимо читать все письма профессора.

“Мы отправляем письма не для развлечения, они содержат действительно важную информацию о курсе”, – говорит он. “Подготовленный студент читает электронные письма.”

Посетите центр письма

Центры письма в колледже предназначены не только для студентов, которым нужна помощь в написании курсовых работ. Сара Джонсон советует студентам посещать свой центр для помощи в написании особенно важных писем.

“Если речь идет о письмах с высокими ставками, это может оказаться очень полезным, – говорит она.

Будьте краткими

Краткость важна, но студенты должны стремиться отнимать как можно меньше времени у своих преподавателей при обмене электронными письмами.

“Студентам следует помнить, что у профессоров есть подготовка, выставление оценок, рабочие часы, заседания кафедры, профессиональные встречи, конференции, исследования и сроки публикаций, которые ограничивают количество времени на чтение и ответы на электронные письма”, – написал Мобли в своем письме.

Эксперты говорят, что студентам, желающим поделиться сложной информацией со своими преподавателями, стоит подумать об использовании других каналов связи, прежде чем отправлять электронное письмо.

“Если вы обнаружили, что пишете электронное письмо, которое переходит в четвертый абзац, подумайте, не лучше ли будет позвонить по телефону или встретиться, чтобы донести до профессора то, что вам нужно”, – говорит Сара Джонсон.

Делайте вычитку

Студенты должны убедиться, что их электронные письма формальны и грамматически правильны, прежде чем нажать кнопку “отправить”, говорят эксперты.

“Я часто получаю электронные письма без знаков препинания, без заглавных букв, а также с сокращениями вроде LOL или LMK”, – говорит Бернс. “Ожидается, что на электронное письмо будет потрачено больше времени, а значит, оно должно быть написано более профессионально и вычитано.”